Politique de confidentialité

1. Objet de cette politique

La présente Politique de confidentialité explique comment Bibliodoss collecte, utilise, conserve, protège et partage les données personnelles des visiteurs, utilisateurs et clients de la plateforme.

Elle s’applique aux services Bibliodoss suivants :

• consultation du site et du catalogue de documents ;
• création et utilisation d’un compte client ;
• achat de documents numériques prêts à adapter ;
• accès à la bibliothèque client après paiement ;
• achat de packs documentaires ;
• demande de documents sur mesure ;
• demande de traduction de documents ;
• démarches diaspora ivoirienne à distance, notamment demandes ou préparations de documents administratifs, documents d’état civil, documents professionnels ou documents liés à une activité économique ;
• échanges avec le support client ;
• communications commerciales, lorsque celles-ci sont autorisées.

Bibliodoss traite les données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement de la plateforme, à la livraison des documents, au suivi des demandes, à la sécurité, à la conformité légale et à l’amélioration des services.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l’entité qui exploite le site Bibliodoss, telle qu’identifiée dans les Mentions légales du site.

Pour toute question relative aux données personnelles, l’utilisateur peut contacter Bibliodoss via le formulaire de contact du site ou l’adresse dédiée indiquée dans les Mentions légales ou dans l’espace client.

Lorsque Bibliodoss agit pour le compte d’un client professionnel dans le cadre d’un traitement strictement défini par ce client, un accord séparé peut être requis. Dans la plupart des services proposés aux particuliers, entrepreneurs et membres de la diaspora, Bibliodoss agit comme responsable du traitement pour la gestion de la commande, du compte, du paiement, du support et de la livraison.

3. Personnes concernées

Cette politique concerne notamment :

• les visiteurs du site ;
• les personnes qui créent un compte ;
• les clients qui achètent un document numérique ou un pack ;
• les clients qui demandent une traduction ;
• les clients qui demandent un document sur mesure ;
• les membres de la diaspora ivoirienne qui demandent une assistance documentaire ou administrative à distance ;
• les personnes dont les informations apparaissent dans les documents transmis par un client, par exemple un conjoint, un enfant, un associé, un salarié, un représentant légal, un partenaire commercial ou une personne mentionnée dans un document administratif.

Lorsqu’un client transmet à Bibliodoss des données concernant d’autres personnes, il garantit qu’il est autorisé à le faire et qu’il a informé les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

4. Données personnelles collectées

Bibliodoss collecte uniquement les données nécessaires à ses services. Les catégories peuvent varier selon l’usage du site.

4.1 Données d’identification et de contact

Bibliodoss peut collecter :

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• pays de résidence ou pays concerné par la démarche ;
• langue de communication ;
• identifiant de compte ;
• informations nécessaires au suivi de la demande.

4.2 Données de compte client

Pour gérer l’espace client et la bibliothèque personnelle, Bibliodoss peut traiter :

• informations de connexion ;
• historique des commandes ;
• documents achetés ;
• demandes en cours ;
• statuts de suivi ;
• liens de téléchargement ;
• historique d’accès ou de téléchargement ;
• préférences de notification.

4.3 Données liées aux achats et paiements

Pour traiter les commandes, Bibliodoss peut collecter ou recevoir :

• produit ou service acheté ;
• prix, devise, remise ou coupon utilisé ;
• statut du paiement ;
• référence de transaction ;
• date et heure de paiement ;
• facture, reçu ou confirmation de commande ;
• informations nécessaires à la prévention de la fraude.

Bibliodoss ne conserve pas les numéros complets de carte bancaire lorsque le paiement est traité par un prestataire de paiement sécurisé. Les données de paiement sensibles sont traitées par le prestataire de paiement selon ses propres règles de sécurité.

4.4 Données liées aux documents prêts à adapter

Lorsqu’un utilisateur achète un modèle, template, guide, business plan, kit RH, contrat-type, pack ou document prêt à adapter, Bibliodoss traite les données nécessaires pour :

• confirmer l’achat ;
• donner accès au fichier ;
• afficher le document dans la bibliothèque client ;
• gérer les téléchargements ;
• fournir le support en cas de fichier inaccessible, corrompu ou incomplet.

4.5 Données liées aux documents sur mesure

Pour une demande de document personnalisé, Bibliodoss peut collecter :

• nom complet ;
• adresse e-mail ;
• téléphone, si fourni ;
• titre souhaité du document ;
• description du besoin ;
• contexte d’utilisation ;
• pays, organisme, secteur ou situation concernés ;
• date souhaitée, si fournie ;
• fichiers de support transmis par le client ;
• échanges liés au cadrage, au devis, au paiement et à la livraison.

La soumission initiale d’une demande sur mesure peut être gratuite. Si une suite commerciale est proposée, le travail payant ne commence qu’après validation du client et confirmation du paiement.

4.6 Données liées aux traductions

Pour une demande de traduction, Bibliodoss peut collecter :

• document source ;
• langue source, si connue ;
• langue cible ;
• contexte d’utilisation, par exemple administration, entreprise, école, usage personnel ou familial ;
• exigences particulières indiquées par le client ;
• informations nécessaires au devis, au paiement, au suivi et à la livraison ;
• version traduite ou livrable final.

Sauf indication expresse dans l’offre, Bibliodoss ne fournit pas de traduction certifiée, assermentée, notariale ou officielle. Le client doit vérifier les exigences de l’organisme destinataire avant de lancer une demande.

4.7 Données liées aux démarches diaspora ivoirienne

Pour les services destinés aux membres de la diaspora ivoirienne, Bibliodoss peut collecter les informations nécessaires à la préparation, à l’organisation, au suivi ou à l’accompagnement documentaire à distance.

Ces données peuvent comprendre, selon la démarche :

• identité du demandeur ;
• pays de résidence ;
• coordonnées ;
• type de démarche demandée ;
• informations d’état civil ;
• documents administratifs ;
• justificatifs transmis par le client ;
• références de dossiers ;
• informations liées à une activité professionnelle ou commerciale, par exemple une demande de registre de commerce ;
• informations familiales nécessaires, par exemple pour une demande liée à un acte de mariage ou un document d’état civil ;
• échanges et instructions du client ;
• preuve d’autorisation ou de qualité lorsque cela est nécessaire.

Bibliodoss n’utilise ces informations que pour traiter la demande, préparer le dossier, suivre les étapes prévues et communiquer avec le client. Bibliodoss ne garantit pas la délivrance d’un document par une administration ou une autorité.

4.8 Données de support et de communication

Lorsque l’utilisateur contacte Bibliodoss, les données suivantes peuvent être traitées :

• contenu du message ;
• pièces jointes ;
• historique des échanges ;
• réclamations ;
• demandes de remboursement ;
• demandes relatives aux droits sur les données ;
• notes internes nécessaires au traitement de la demande.

4.9 Données techniques et de sécurité

Bibliodoss peut collecter automatiquement certaines données techniques :

• adresse IP ;
• identifiants de session ;
• type de navigateur ;
• appareil utilisé ;
• système d’exploitation ;
• pages consultées ;
• date et heure de connexion ;
• logs de sécurité ;
• événements de téléchargement ;
• erreurs techniques ;
• informations nécessaires à la prévention de la fraude, des abus, des attaques ou des accès non autorisés.

4.10 Données sensibles ou particulières

Bibliodoss ne cherche pas à collecter des données sensibles sauf lorsque le client les transmet volontairement dans un document nécessaire au service demandé.

Certains documents administratifs, familiaux, scolaires, professionnels ou liés à la diaspora peuvent contenir des informations sensibles ou confidentielles. Le client doit éviter de transmettre des informations inutiles et peut masquer les données non nécessaires lorsque cela ne compromet pas le traitement de la demande.

Lorsque des données concernant des mineurs sont transmises dans le cadre d’une démarche familiale ou administrative, le client garantit qu’il est parent, représentant légal ou dûment autorisé à transmettre ces données.

5. Finalités des traitements

Bibliodoss traite les données personnelles pour les finalités suivantes :

6. Bases légales

Selon le pays applicable et le contexte, Bibliodoss s’appuie sur une ou plusieurs bases légales :

Lorsque le consentement est utilisé, l’utilisateur peut le retirer à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués avant le retrait.

7. Fichiers clients et confidentialité documentaire

Les fichiers transmis par les clients sont traités avec une attention particulière. Ils peuvent contenir des informations personnelles, administratives, professionnelles, financières, familiales ou commerciales.

Bibliodoss s’engage à :

• utiliser les fichiers uniquement pour le service demandé ;
• limiter l’accès aux personnes autorisées ;
• éviter les consultations inutiles ;
• ne pas vendre les fichiers clients ;
• ne pas publier les fichiers clients sans autorisation ;
• ne pas réutiliser les informations du client à des fins étrangères à la demande ;
• mettre en place des mesures raisonnables de sécurité et de confidentialité.

Les fichiers de travail internes, notes de production, brouillons, méthodes, modèles ou éléments préparatoires de Bibliodoss ne sont pas automatiquement remis au client, sauf accord particulier.

8. Outils techniques, automatisation et intelligence artificielle

Bibliodoss peut utiliser des outils techniques pour héberger, classer, analyser, convertir, traduire, résumer, corriger, produire ou améliorer des documents.

Ces outils peuvent inclure des logiciels de bureautique, outils de stockage, outils de traduction, outils d’aide à la rédaction, outils d’automatisation, outils de contrôle qualité ou outils d’intelligence artificielle, lorsque leur usage est nécessaire ou utile au traitement de la demande.

Lorsque des outils externes sont utilisés, Bibliodoss cherche à limiter les données transmises à ce qui est nécessaire, à éviter l’envoi d’informations non pertinentes et à utiliser des prestataires présentant des garanties appropriées de sécurité et de confidentialité.

Bibliodoss ne prend pas de décision produisant des effets juridiques importants sur l’utilisateur uniquement sur la base d’un traitement automatisé. Les décisions importantes liées à l’acceptation d’une demande, à un devis, à une suspension ou à un refus de traitement peuvent faire l’objet d’une intervention humaine.

9. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs missions, aux catégories suivantes :

• équipe Bibliodoss autorisée ;
• support client ;
• personnel chargé de la traduction, de la personnalisation ou du suivi documentaire ;
• prestataires d’hébergement ;
• prestataires de paiement ;
• prestataires d’e-mailing ou de notification ;
• outils de stockage et de gestion documentaire ;
• outils de support client ;
• prestataires techniques et sécurité ;
• conseils comptables, juridiques ou fiscaux ;
• autorités compétentes, uniquement lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire à la défense des droits de Bibliodoss.

Bibliodoss ne vend pas les données personnelles des utilisateurs.

10. Sous-traitants et prestataires

Bibliodoss peut confier certaines opérations à des prestataires techniques. Ces prestataires n’ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à leur mission.

Les principaux types de prestataires peuvent être :

• hébergeur du site ;
• prestataire de paiement ;
• outil d’envoi d’e-mails ;
• outil de stockage sécurisé ;
• outil de gestion client ;
• outil d’analyse d’audience ;
• outil de support ;
• outil de production documentaire ;
• outil d’automatisation ou d’assistance par intelligence artificielle, si utilisé.

Lorsque la loi l’exige, Bibliodoss encadre ces prestataires par des obligations contractuelles relatives à la sécurité, à la confidentialité, aux instructions de traitement, à la suppression ou restitution des données et à l’assistance en cas de demande d’exercice de droits.

11. Transferts internationaux

Bibliodoss peut traiter des demandes de clients situés dans plusieurs pays, notamment des membres de la diaspora ivoirienne vivant à l’étranger. Les données peuvent donc être consultées ou hébergées dans un pays différent du pays de résidence de l’utilisateur.

Lorsque des données sont transférées vers un pays ne présentant pas le même niveau de protection, Bibliodoss met en place des garanties appropriées lorsque le droit applicable l’exige. Ces garanties peuvent inclure des clauses contractuelles, des mesures de sécurité complémentaires, la sélection de prestataires reconnus ou toute autre mesure légalement admise.

12. Durées de conservation

Bibliodoss conserve les données uniquement pendant une durée proportionnée à la finalité du traitement, sauf obligation légale, litige, fraude, demande d’autorité ou nécessité de preuve.

À titre opérationnel, les durées suivantes s’appliquent, sauf exigence différente :

Le client peut demander la suppression de certaines données. Bibliodoss peut toutefois conserver les informations nécessaires au respect de ses obligations légales, à la preuve d’une commande, à la prévention de la fraude ou à la défense de ses droits.

13. Sécurité

Bibliodoss met en œuvre des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, la modification, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent inclure :

• accès limité aux personnes autorisées ;
• mots de passe et authentification ;
• séparation des accès selon les rôles ;
• liens de téléchargement sécurisés ;
• surveillance des incidents ;
• sauvegardes ;
• hébergement sécurisé ;
• limitation des données collectées ;
• suppression ou archivage des fichiers lorsque cela est nécessaire ;
• sensibilisation des personnes intervenant sur les dossiers.

Aucun système n’est totalement exempt de risque. L’utilisateur doit également protéger ses identifiants, utiliser un mot de passe robuste, éviter de partager son compte et informer Bibliodoss en cas de suspicion d’accès non autorisé.

14. Cookies et traceurs

Bibliodoss peut utiliser des cookies et technologies similaires pour :

• faire fonctionner le site ;
• maintenir la session utilisateur ;
• sécuriser le compte ;
• mémoriser certaines préférences ;
• mesurer l’audience ;
• améliorer l’expérience utilisateur ;
• personnaliser certaines communications, lorsque cela est autorisé.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être déposés sans consentement lorsque le droit applicable le permet.

Les cookies d’analyse, de personnalisation ou de marketing qui ne sont pas strictement nécessaires peuvent nécessiter le consentement préalable de l’utilisateur. L’utilisateur peut gérer ses choix via le bandeau cookies ou le module de gestion prévu sur le site.

Une Politique cookies séparée peut détailler les catégories de cookies, leurs finalités, leurs durées de vie et les moyens de retrait du consentement.

15. Communications et prospection

Bibliodoss peut envoyer :

• des e-mails nécessaires au fonctionnement du service, par exemple confirmation de compte, confirmation de commande, suivi de demande, livraison, sécurité ou support ;
• des informations commerciales sur les services Bibliodoss, lorsque cela est autorisé ;
• des communications relatives aux documents, traductions, services diaspora, nouveautés, guides ou promotions.

L’utilisateur peut se désinscrire des communications marketing via le lien de désinscription ou en contactant Bibliodoss. Les communications strictement nécessaires à une commande ou à la sécurité du compte peuvent continuer à être envoyées.

16. Données transmises dans les démarches diaspora

Les services diaspora peuvent impliquer des informations administratives ou familiales importantes. Le client doit transmettre uniquement les informations nécessaires et vérifier l’exactitude des données fournies.

Bibliodoss peut demander des précisions lorsque les informations sont incomplètes ou incohérentes. Bibliodoss peut refuser de traiter une demande lorsque les documents semblent manifestement faux, illicites, incohérents, insuffisants ou destinés à tromper une administration, une autorité ou un tiers.

Lorsque la démarche nécessite une interaction avec une administration, un organisme, un prestataire local ou une personne mandatée, certaines données peuvent devoir être communiquées à ces tiers uniquement dans la mesure nécessaire à la démarche. Le client reconnaît que ces tiers peuvent appliquer leurs propres règles de traitement des données.

17. Documents concernant des tiers

Le client peut transmettre des documents contenant les données d’un tiers : conjoint, enfant, parent, salarié, associé, client, fournisseur, partenaire, témoin, représentant légal ou organisme.

Dans ce cas, le client garantit :

• qu’il dispose d’un motif légitime pour transmettre ces informations ;
• que la transmission est nécessaire à la demande ;
• que les données transmises sont exactes ;
• qu’il a obtenu l’autorisation nécessaire lorsque celle-ci est requise ;
• qu’il informera les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

Bibliodoss peut demander des justificatifs ou refuser de traiter certains documents si la transmission paraît abusive, non autorisée ou risquée.

18. Droits des personnes concernées

Selon le droit applicable, l’utilisateur peut disposer des droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit d’effacement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer son consentement ;
• droit de demander des informations sur les destinataires ;
• droit de contester certains traitements automatisés ;
• droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Pour exercer ses droits, l’utilisateur peut contacter Bibliodoss via le contact privacy indiqué sur le site.

Bibliodoss peut demander une preuve d’identité lorsque cela est nécessaire pour éviter qu’une personne non autorisée accède aux données d’un autre utilisateur.

Bibliodoss répondra dans les délais prévus par le droit applicable. Certaines demandes peuvent être refusées ou limitées lorsque les données doivent être conservées pour une obligation légale, un contrat, une preuve, une sécurité, une fraude, une réclamation ou la défense de droits.

19. Réclamations auprès d’une autorité

L’utilisateur peut contacter Bibliodoss en premier lieu afin de rechercher une solution.

Selon son pays de résidence ou le droit applicable, il peut également saisir une autorité de protection des données, par exemple :

• la CNIL en France ;
• l’ICO au Royaume-Uni ;
• l’autorité compétente en Côte d’Ivoire en matière de protection des données personnelles ;
• toute autre autorité compétente dans le pays concerné.

20. Liens vers des sites tiers

Le site Bibliodoss peut contenir des liens vers des sites ou services tiers, par exemple prestataires de paiement, administrations, organismes publics, outils externes ou ressources partenaires.

Bibliodoss n’est pas responsable des politiques de confidentialité, pratiques de sécurité ou contenus de ces sites tiers. L’utilisateur doit consulter leurs propres politiques avant de leur transmettre des données.

21. Mineurs

Bibliodoss ne s’adresse pas directement aux mineurs sans autorisation d’un parent ou représentant légal.

Des données concernant des mineurs peuvent toutefois apparaître dans certains documents familiaux, scolaires ou administratifs transmis par un parent, représentant légal ou personne autorisée. Dans ce cas, ces données sont traitées uniquement pour la demande concernée.

22. Mise à jour de la politique

Bibliodoss peut modifier cette Politique de confidentialité afin de tenir compte :

• de l’évolution des services ;
• de l’ajout de nouveaux documents ou parcours ;
• de changements juridiques ;
• de nouveaux outils techniques ;
• de nouveaux prestataires ;
• d’améliorations de sécurité ;
• de modifications dans l’organisation de la plateforme.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation. En cas de changement important, Bibliodoss peut informer les utilisateurs par e-mail, bannière, notification dans l’espace client ou tout autre moyen approprié.

23. Résumé simple

Bibliodoss collecte les données nécessaires pour gérer les comptes, vendre et livrer des documents numériques, traiter les traductions, préparer des documents sur mesure, accompagner les démarches diaspora ivoirienne, sécuriser le site et répondre aux clients.

Les fichiers transmis par les clients sont utilisés uniquement pour la demande concernée. Bibliodoss ne vend pas les données personnelles. Les utilisateurs peuvent demander l’accès, la correction, la suppression ou la limitation de leurs données, sous réserve des obligations légales et contractuelles applicables.